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"Wenn man versagt sich vorzubereiten, bereitet man schon sein Versagen vor... " ist ein frei übersetztes Zitat von Harvey Mackay.
Dass Projekte, Präsentationen, etc. vorbereitet werden, ist selbstverständlich.
Doch auch wichtige Gespräche und Besprechungen sollten vorbereitet werden. Fragen wie "Was will ich in diesem Gespräch erreichen?" und "Was möchte ich beim Gesprächspartner erreichen?" sollte man schon vor dem Gespräch klären und ich erst währenddessen oder im Anschluss.
Besprechungen effektiv vorbereiten
Wir haben eine allgemeine Checkliste für eine gute Besprechungs/Gesprächsvorbereitung zusammengestellt. Eine spezifische Vorbereitungsliste z.B. für Mitarbeitergespräche oder Konfliktgespräche werden wir im Laufe dieses Jahres publizieren. Die folgende Liste ist eine allgemeine Liste, die auch organisatorische und Teilnehmer-Vorbereitungen enthält.
Mit großer Wahrscheinlichkeit haben Sie schon mal eine solche Liste kreiert und auch verwendet, doch wie lange ist das her? Möglicherweise haben sich im Laufe der Jahre Gewohnheiten in Ihre Gesprächsvorbereitungen und Gespräche eingeschlichen, so dass diese vielleicht nicht mehr so effektiv sind?
Stellen Sie sich einfach der Herausforderung: Wenden Sie die folgende Liste für wichtige Gespräche an! Wenn Sie Ihre eigene Liste haben, schicken Sie uns gerne diese Liste und wir werden beide Checklisten zusammenfügen.
Gesprächs- und Besprechungs-Checklisten I
Organisatorische Vorbereitung
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Was
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Wann zu erledigen
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Delegiert an
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Unterstützt von/ Voraussetzungen
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Erledigt am
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Termin (Datum, Uhrzeit Beginn und Dauer)
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Agenda wichtigste Teilnehmer checken
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Einladungen verschicken
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Raum reservieren
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Bewirtung organisieren
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Technik einplanen
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Tisch- end Stuhlanordnung einplanen
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Pre-Meeting Checkliste
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Inhaltliche Vorbereitung
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Was
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Wann zu Erledigen
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Delegiert an
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Unterstützt von/ Voraussetzungen
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Erledigt am
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Agenda
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Konkrete Ziele und gewünschte Ergebnisse
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Hintergrundinformationen/Material /Unterlagen
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Externe Ressourcen
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Präsentation vorbereiten?
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Teilnehmer-Vorbereitung
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Was
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Wann zu Erledigen
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Delegiert an
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Unterstützt von / Voraussetzungen
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Erledigt am
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Teilnehmerliste
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Informationen an Teilnehmer
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Aufgaben an Teilnehmer
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Funktionen der Teilnehmer
Moderator
Protokollführer
Verantwortlicher
Teilnehmer
Ressourcen
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Spielregeln verteilen
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Erwartungen vorher kommunizieren
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Pre-Meeting Checkliste
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Was
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Wann zu Erledigen
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Delegiert an
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Unterstützt von / Voraussetzungen
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Erledigt am
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Teilnehmer zugesagt?
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Raum OK?
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Technik OK?
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Tische, Stühle OK?
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Licht, Luft OK?
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Catering OK?
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Besprechungs-Ergebnisse pro Agenda-Punkt
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Was
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Was
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Durch
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Delegiert an
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Erledigt am
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Entscheidungen genommen
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Anfragen gemacht
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Übereinstimmungen
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Zusagen
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Möglichkeiten besprochen
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Zielsetzungen
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